Joindre une réunion avec Teams
Vous avez été invité(e) pour joindre une réunion du conseil municipal en utilisant Microsoft Teams. Nous avons créé ce guide simple afin de vous accompagner avec la marche à suivre.
Les réunions Teams sont optimales lorsque vous les rejoignez avec l'application Teams directement à partir du calendrier intégré. Si vous ne pouvez pas utiliser l'application ou le Web, certaines réunions vous permettent d'appeler à l'aide d'un numéro de téléphone.
Voici les étapes
Vous recevrez sous peu une invitation à participer à la prochaine réunion du conseil municipal de la Ville de Hawkesbury. Afin d’éviter tout problème, nous vous suggérons cette marche à suivre que nous avons testée :
- Télécharger l’application Microsoft Teams et installez-la sur votre ordinateur;
- Créez-vous un compte auprès de Microsoft Teams;
- Sur le courriel que vous allez recevoir de nous vous invitant pour cette réunion, cliquez sur le lien ‘Join Microsoft Teams Meeting’;
- Choisissez de vous loguer avec l’application que vous venez d’installer;
- Assurez-vous d’avoir activé votre microphone et la caméra de votre ordinateur quand c’est à votre tour*.
*Nous demandons aux participants de bien vouloir fermer caméra et microphone un coup entré dans la réunion et de les allumer seulement quand vous êtes invité(ée) à le faire.
Lors des tests effectués avec des participants externes, nous avons constaté que, généralement, les personnes recevaient l'invitation à l'événement avec une adresse e-mail qui ne provenait pas d'Outlook, mais qu'elles étaient connectées avec un e-mail différent (d'Outlook) dans Teams. C'est là que de nombreux problèmes surviennent. Pour éviter cela, assurez-vous de recevoir l'invitation à l'événement en direct avec la même adresse e-mail associée à votre compte Teams.
Vous devez avoir une bonne connexion Internet. Nous vous demandons de bien vouloir vous loguer 10 minutes avant le début de la réunion afin de voir si vous êtes en mesure de le faire. Un coup la réunion commencée, nous ne pouvons plus effectuer de changements aux invitations.
Finalement, veuillez noter que les réunions sont du domaine public et que vos coordonnées pourraient être mentionnées lors de la diffusion de ces réunions, dans les procès-verbaux ainsi que dans la vidéo publiée sur notre chaine Youtube.
Afin d’éviter des problèmes lors de la réunion, nous organiserons un test avec vous. Si vous êtes disponible, nous vous ferons parvenir une invitation Teams au courant de la journée.
Se brancher avec un ordinateur de bureau ou portable
Avec votre compte Teams, sélectionnez Join pour rejoindre avec l'application Teams. Ensuite, en fonction des paramètres de l'organisateur, vous pouvez rejoindre la réunion immédiatement ou vous rendre dans le hall où les participants à la réunion peuvent vous admettre.
À partir d'un calendrier
- Sélectionnez Calendar à la gauche de l'application Teams.
- Recherchez la réunion et cliquez Join. Si le bouton Join n'y est pas, veuillez double-cliquer sur l'évènement au calendrier.
Si quelqu'un a déjà commencé la réunion, vous recevrez une notification comme quoi elle est déjà commencée.
Vous joindre à partir d'un téléphone mobile
Si vous ne pouvez pas vous joindre avec votre ordinateur, certaines réunions vous permettent de vous joindre avec un numéro de téléphone.
L'on vous remettra alors une autorisation de vous joindre en utilisant un numéro de téléphone ainsi qu'un code d'accès. Une fois connecté(e), composez 1 pour joindre la réunion.
Code de déontologie
Depuis mars 2019, la province de l’Ontario exige que les municipalités adoptent un Code de déontologie pour les membres de leur conseil municipal et conseils locaux.
Le conseil de la Ville a donc adopté sa première version du Code de déontologie en février 2019 et a procédé à une légère mise à jour en mai 2019.
Le code de déontologie s’applique aux membres du conseil municipal et aux membres des conseils locaux suivants :
- ComZac (Commission de la zone d’amélioration commerciale du centre-ville)
- Comité des dérogations mineures
Pour consulter le Code de déontologie
Commissaire à l’intégrité
Par l’adoption de ce Code, un commissaire à l’intégrité a été nommé en janvier 2021 par le conseil. Son mandat se termine le 31 décembre 2022.
Son rôle
Le commissaire à l’intégrité est une personne indépendante du conseil et de l’Administration municipale. Il agit à titre de :
Avis
Il fournit des avis confidentiels au maire, conseillers et membres des conseils locaux sur leurs obligations sous le Code de déontologie et tous autres règlements, politiques et procédures régissant leurs comportements éthiques. Il fournit aussi des avis sous la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux.
Enquêteur
Il est responsable d’enquêter les plaintes qu’il reçoit sur des contraventions potentielles au Code de déontologie ou des manquements au niveau éthique des membres du conseil municipal ou d’un conseil local.
Éducateur
Il fournit des renseignements éducatifs aux membres du conseil municipal, des conseils locaux, à la Ville et aussi au public en général.
Qui est-il?
M. Jean-Jacques LaCombe est un avocat à la retraite qui œuvrait dans un cabinet privé et qui a opéré une pratique générale du droit pendant 30 ans. De plus, il était un médiateur privé ainsi que judiciaire et il a été mandataire pour le Bureau du Procureur général de l'Ontario pendant plus de 25 ans.
Rapport du commissaire à l’intégrité – 4 septembre 2020
Report_-_Integrity_Commissioner_-_Complaint_of_September_4_2020_anglais_seulement_.pdf (anglais seulement)
Addendum_-_September_26_2021_anglais_seulement.pdf (anglais seulement)
Rapport du commissaire à l’intégrité – 26 avril 2021
Rapport_denquete__26_avril_2021.pdf
Rapport du commissaire à l’intégrité – 31 décembre 2020
Rapport de l’Ombudsman -
Enquête sur le processus décisionnel de la Ville de Hawkesbury le 15 juin 202076.04 KB
Déposer une plainte
Une personne qui a raison de croire qu’il y a contravention au Code de déontologie ou un manquement éthique de la part d’un élu ou d’un membre d’un conseil local peut déposer une plainte.
Une plainte doit être déposée grâce au formulaire de plainte officielle établi. Le formulaire peut être imprimé à partir du site Web, ou obtenu auprès du bureau de l'Administration.
Télécharger le formulaire pour déposer une plainte
La plainte doit être mise dans une enveloppe scellée avec la mention « privé et confidentiel » et contenir les informations suivantes:
- Le nom, l'adresse postale, le numéro de téléphone et l'adresse courriel du plaignant;
- Une copie originale du Formulaire de plainte officielle;
- Une copie originale du Formulaire d'information supplémentaire (si applicable);
- Toute autre documentation pertinente; et
- Un chèque de 100 $ libellé à l'ordre de « La Corporation de la Ville de Hawkesbury ».
La plainte doit être déposée par l'une des deux options suivantes:
a. par la poste :
Corporation de la Ville de Hawkesbury, Hôtel de Ville
Attention: M. Jean-Jacques LaCombe, Commissaire à l'intégrité
600, rue Higginson Hawkesbury ON K6A 1H1
b. en personne:
Puisque l'édifice administratif demeure fermé au public pour des raisons de santé et de sécurité en lien avec la COVID-19, veuillez prendre rendez-vous avec la greffière, Myriam Longtin, au 613-632-0106, au poste 2282, ou
Corporation de la Ville de Hawkesbury, Hôtel de Ville
Attention : M. Jean-Jacques LaCombe, Commissaire à l’intégrité
600, rue Higginson
Hawkesbury ON K6A 1H1
Important : Afin de préserver la confidentialité, veuillez demander à la réceptionniste de communiquer auprès de la greffière, sans mentionner que vous voulez formuler une plainte. La plainte déposée auprès de la greffière sera transmise au commissaire à l'intégrité sans délai et sans commentaires supplémentaires.
Résultat d’une plainte
Dans la mesure du possible, le Commissaire à l’intégrité doit soumettre son rapport dans les 60 jours de la réception d’une plainte au conseil ou au conseil local, selon le cas. Dans le cas d’une contravention au Code de déontologie ou d’un manquement au niveau éthique, il soumettra ses recommandations quant aux pénalités à être imposées au membre en défaut.
Membres du conseil
Maire
Paula Assaly
- Téléphone (Hôtel de ville) : 613-632-0106 poste 2288
- Téléphone : 613-676-4401
- Télécopieur : 613-636-2096
- Courriel :
Conseillers
S’adresser au conseil
Toute personne, organisme ou groupe qui désire adresser le conseil doit en informer le greffier au moins dix jours précédant la réunion ordinaire et soumettre une copie complète du document à être présenté. Une période de dix minutes est allouée et les délégations sont limitées à deux par réunion ordinaire.
Quant aux comités, les procédures sont moins strictes. Pour de plus renseignements, vous devez communiquer avec le service en question.
Procès-verbaux et ordres du jour
Dans le cadre de la situation d’urgence causée par la pandémie de la Covid-19, le conseil tient dorénavant ses réunions à distance sur la plateforme Microsoft Teams. Les liens Teams ne sont valides que pour 180 jours suivant la réunion.
Veuillez noter que les réunions sont du domaine public et que vos coordonnées pourraient être mentionnées lors de la diffusion de ces réunions, dans les procès-verbaux ainsi que dans la vidéo publiée sur notre chaine Youtube ou autre média électronique.
Les questions au conseil concernant les activités de la Ville pour la réunion ordinaire du lundi 24 hanvier 2022 prochain seront acceptées par courriel à jusqu’à 16 h le 24 janvier. Les courriels doivent contenir les coordonnées complètes de l’interlocuteur.
Réunion du comité plénier - Mardi 21 décembre à 9 h ANNULÉE
Réunion ordinaire - Lundi 24 janvier 2022 à 19 h
Dès que les procès-verbaux sont adoptés par le conseil lors de la dernière réunion du mois, ils sont affichés sur le site web.
Les ordres du jour sont affichés sur le site web environ une semaine avant les réunions ordinaires et deux jours avant les réunions extraordinaires.
Vous êtes à la recherche des procès-verbaux du conseil municipal, du comité plénier ou des réunions budgétaires antérieurs à 2019 ? Veuillez vous adresser directement à la greffière par courriel au :
| Veuillez prendre note que vous devez utiliser les navigateurs suivants pour visionner cette section : Firefox, Safari ou Chrome. Ne pas utiliser Edge ou Explorer. |
Les procès-verbaux et ordres du jour pour les années 2019 et 2020 seront bientôt mis dans leurs onglets en accordéon respectifs plus bas sur cette même page.
| Liste des ordres du jour et des procès-verbaux | ||||
| Date | Type de réunion | Ordre du jour | Procès-verbal | |
| Avril | ||||
| 15 avril 2019 | Réunion ordinaire du conseil | Ordre du jour |
Procès-verbal |
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| 29 avril 2019 | Réunion extraordinaire du conseil à huis clos | Ordre du jour |
Procès-verbal |
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| Mars | ||||
| 11 mars 2019 | Réunion extraordinaire du conseil à huis clos | Ordre du jour |
Procès-verbal |
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| 11 mars 2019 | Réunion ordinaire du conseil | Ordre du jour |
Procès-verbal |
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| 25 mars 2019 | Réunion ordinaire du conseil | Ordre du jour |
Procès-verbal |
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| Février | ||||
| 11 février 2019 | Réunion extraordinaire du conseil à huis clos | Ordre du jour |
Procès-verbal |
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| 11 février 2019 | Réunion ordinaire du conseil | Ordre du jour |
Procès-verbal |
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| 25 février 2019 | Réunion publique (18h30) | Ordre du jour |
Procès-verbal |
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| 25 février 2019 | Réunion ordinaire du conseil | Ordre du jour |
Procès-verbal |
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| Janvier | ||||
| 10 janvier 2019 | Réunion extraordinaire du conseil | Ordre du jour |
Procès-verbal |
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| 14 janvier 2019 | Réunion ordinaire du conseil | Ordre du jour |
Procès-verbal |
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| 21 janvier 2019 | Réunion ordinaire du conseil | Ordre du jour |
Procès-verbal |
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