Agent Administratif - finance

SOMMAIRE DE LA FONCTION 


Sous la responsabilité de la conseillère légale, le titulaire du poste occupera diverses tâches de nature administrative dont une partie servira à supporter principalement les besoins de l’équipe légale interne et l’autre partie servira à supporter l’équipe des comptes payables, supervisée par la directrice administrative.  

 

RESPONSABILITÉS 

 

Tâches administratives diverses : 

 
 - Fournir principalement un soutien administratif à la conseillère légale interne et, dans une moindre mesure, à la vice-présidente finance et l’équipe du département finance dans tout type de tâches administratives 
 - Saisie de données sur les contrats de l’entreprise dans le système SAP
 - Envoyer et faire le suivi de divers documents aux clients et fournisseurs
 - Traduire de courts documents de l’anglais au français ou du français vers l’anglais
 - Rédaction de correspondances
 - Réviser certains documents 
 - Numériser, classer et conserver les documents de manière ordonnée
 - Tâches reliées aux comptes payables : 
 - Créer et maintenir les données de base des fournisseurs ; 
 - S’assurer de la bonne comptabilisation des montants dans les comptes du grand livre ;
 - Vérifier les factures, i.e. l’exactitude des prix chargés, l’application correcte des taxes de ventes, que l’autorisation de paiement a été obtenue, etc.
 - S’assurer de l’utilisation des escomptes de paiements applicables.
 - Émettre des chèques ou préparer des demandes de transferts bancaires et suivi de l’approbation du paiement afin qu’ils parviennent aux fournisseurs dans les délais requis.
 - Assurer un classement adéquat et en temps opportun des factures et autres documents relatifs aux comptes payables dans notre système informatisé ;
 - Remplacer la réceptionniste sur une base occasionnelle si possible et seulement au besoin ; 
 - Répondre à toute autre demande d’information ou de traitement reliée aux comptes payables.


 

NOUS CHERCHONS UNE PERSONNE QUI 
 - Possède un DEP en secrétariat/bureautique ou une formation similaire;
 - Possède 2-3 années d’expérience dans des fonctions similaires ;
 - Possède des qualifications en gestion de documents légaux (un atout) et en traitement de comptes payables (un atout) ;
 - Très bonne expérience avec Office 365 (MS Excel et MS Word surtout) ;
 - Possède un fort sens de l’organisation ;
 - Possède une bonne connaissance des règles de grammaire et communique aisément en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
 - Offre toujours un bon service client et fait attention aux détails ;
 - Respecte précieusement les informations confidentielles (la discrétion est une exigence importante); 
 - Est polyvalente, débrouillarde et a le goût d’apprendre.